Đồng hành cùng FPT School Sóc Trăng từ những ngày đầu, cô Danh Nguyễn Tường Uyên hiểu rằng cốt lõi của tuyển sinh không nằm ở tốc độ, mà ở sự lắng nghe và thấu hiểu phụ huynh. Với cô, việc để công nghệ gánh vác các công việc lặp lại chính là cơ hội giải phóng thời gian để tập trung cho những giá trị thực sự quan trọng.
Không phải vì muốn làm nhanh hơn, mà vì muốn làm tốt hơn
Trước khi ứng dụng AI, hoạt động truyền thông tuyển sinh tại trường được thực hiện hoàn toàn bằng phương pháp thủ công. Mỗi tuần, đội ngũ cùng ngồi lại lên kế hoạch nội dung, viết bài, thiết kế hình ảnh rồi đăng tải lên các nền tảng truyền thông theo từng khung giờ.
Nghe có vẻ đơn giản, nhưng phía sau mỗi bài đăng là rất nhiều công đoạn. Đặc biệt vào mùa tuyển sinh cao điểm, khi cần duy trì khoảng 5 bài viết mỗi ngày, áp lực càng trở nên rõ rệt.
Điều khiến cô Uyên trăn trở nhất không đơn thuần là khối lượng công việc. Đó là bài toán làm sao để vừa duy trì tần suất xuất hiện đều đặn, vừa giữ được chất lượng nội dung, trong khi nguồn lực nhân sự tại cơ sở còn hạn chế.
“Mỗi nội dung đều phải mang đúng tinh thần giáo dục, đúng thông điệp thương hiệu và đủ sức kết nối với phụ huynh. Duy trì điều đó trong thời gian dài là một thách thức rất lớn”, cô chia sẻ.
Qua nhiều mùa tuyển sinh, cô nhận ra vấn đề không nằm ở việc làm nhanh hơn, mà nằm ở cách vận hành. Nếu cứ tiếp tục phụ thuộc hoàn toàn vào sức người, đội ngũ sẽ luôn phải chạy theo công việc thay vì chủ động dẫn dắt nó.
Hành trình dạy AI kể đúng câu chuyện của FPT School Sóc Trăng
Ý tưởng tự động hóa bắt đầu từ chính nhu cầu giải quyết bài toán quá tải trong các giai đoạn cao điểm. Tuy nhiên, bước chuyển từ làm thủ công sang ứng dụng AI không hề dễ dàng. Thách thức lớn nhất không phải là công nghệ, mà là làm thế nào để AI hiểu được tinh thần giáo dục và bản sắc của nhà trường.
Ở những lần thử nghiệm đầu tiên, nội dung do AI tạo ra thường thiếu cảm xúc, mang màu sắc khuôn mẫu và chưa thể hiện được chất riêng của FPT School Sóc Trăng. Điều đó buộc cô Uyên và đồng nghiệp phải liên tục hiệu chỉnh, xây dựng hệ thống prompt, quy trình kiểm duyệt và các nguyên tắc vận hành riêng.
“Tôi nhận ra AI có thể viết rất nhanh, nhưng để nội dung thực sự có giá trị thì vẫn cần con người định hướng và kiểm soát”, cô nói.
Đến nay, hệ thống đã có thể hỗ trợ tự động hóa nhiều công đoạn trong quy trình truyền thông tuyển sinh. Từ việc tạo nhiều phiên bản nội dung, đề xuất tiêu đề, xây dựng ý tưởng video, đến lập lịch và đăng tải bài viết theo kế hoạch. Dữ liệu tương tác cũng được phân tích để đưa ra các gợi ý tối ưu nội dung và thời điểm đăng bài.
Dẫu vậy, cô Uyên vẫn giữ vai trò là người kiểm duyệt cuối cùng trước khi nội dung được xuất bản. Bởi theo cô, công nghệ có thể hỗ trợ quy trình, nhưng trách nhiệm đối với thông điệp và hình ảnh thương hiệu vẫn thuộc về con người.
Công nghệ có thể hỗ trợ quy trình, nhưng sự kết nối vẫn bắt đầu từ con người
Một trong những thay đổi rõ nét nhất mà cô cảm nhận được là thời gian dành cho các công việc lặp lại đã giảm khoảng 70%.
Nếu trước đây đội ngũ phải dành phần lớn thời gian để viết bài và đăng bài, thì nay quỹ thời gian ấy được chuyển sang những hoạt động có giá trị hơn như tư vấn phụ huynh, xây dựng nội dung chuyên sâu hay thiết kế các chiến dịch truyền thông dài hạn.
Trong các chương trình như Open STEM Day, thay vì mất nhiều ngày để chuẩn bị chuỗi bài truyền thông trước – trong – sau sự kiện, giờ đây hệ thống có thể hỗ trợ tạo ra nhiều phiên bản nội dung từ những thông tin đầu vào ban đầu. Đội ngũ chỉ cần tập trung lựa chọn, điều chỉnh và kiểm duyệt trước khi triển khai.
Điều khiến cô Uyên tâm đắc hơn cả là khả năng duy trì sự hiện diện ổn định và nhất quán của nhà trường trên các nền tảng truyền thông. Đặc biệt với một cơ sở còn trẻ như FPT School Sóc Trăng, sự xuất hiện đều đặn giúp phụ huynh có thêm thông tin, thêm niềm tin và thêm cơ hội hiểu đúng về môi trường giáo dục mà nhà trường đang xây dựng.
Đó là hành trình của một người làm tuyển sinh luôn tìm cách để công việc vận hành hiệu quả hơn, để đội ngũ có thêm thời gian cho những điều quan trọng nhất. Bởi theo cô Tường Uyên, giá trị thực sự của AI không nằm ở việc thay thế con người, mà ở việc giúp con người có nhiều thời gian hơn để làm những điều chỉ con người mới có thể làm: lắng nghe, thấu hiểu và kết nối.
