Chuyển trường cần những gì? Hướng dẫn chi tiết cho phụ huynh và học sinh

Việc chuyển trường là điều không hiếm gặp trong quá trình học tập của học sinh – sinh viên, nhất là khi gia đình thay đổi nơi sinh sống hoặc học sinh có nhu cầu học ở môi trường phù hợp hơn. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ chuyển trường cần những gì, thủ tục ra sao và thời gian xử lý bao lâu. Cùng FPT Schools tìm hiểu rõ quy trình chuyển trường theo quy định mới nhất của Bộ GD&ĐT, cùng danh sách hồ sơ cần chuẩn bị đầy đủ để việc chuyển trường diễn ra nhanh chóng và thuận lợi nhất.

Khi nào cần chuyển trường?

Trong quá trình học tập, việc chuyển trường là điều có thể xảy ra vì nhiều lý do khác nhau, và đây là quyết định cần được xem xét kỹ lưỡng để đảm bảo quyền lợi học tập của học sinh. Thông thường, học sinh hoặc phụ huynh sẽ cân nhắc chuyển trường khi gia đình thay đổi nơi cư trú, đặc biệt là sang quận, huyện hoặc tỉnh/thành phố khác, khiến việc đi lại đến trường cũ trở nên bất tiện hoặc tốn nhiều thời gian.

Ngoài ra, nhiều phụ huynh lựa chọn chuyển trường để tìm kiếm môi trường học tập tốt hơn, có phương pháp giảng dạy hiện đại, chương trình quốc tế hoặc chất lượng đào tạo phù hợp với định hướng phát triển của con. Một số trường hợp khác xuất phát từ lý do cá nhân hoặc sức khỏe, khi học sinh cần thay đổi môi trường học để đảm bảo tinh thần, thể chất và hiệu quả học tập.

Tùy theo cấp học (tiểu học, THCS, THPT), quy trình và hồ sơ chuyển trường sẽ có những điểm khác biệt nhất định. Tuy nhiên, nhìn chung, khi tìm hiểu chuyển trường cần những gì, phụ huynh nên chuẩn bị sẵn các giấy tờ xác minh nhân thân, học bạ hoặc bảng điểm, giấy xác nhận hạnh kiểm và đơn xin chuyển trường. Việc chuẩn bị đầy đủ và đúng quy định sẽ giúp quá trình chuyển trường diễn ra thuận lợi, nhanh chóng và đúng quy định của Sở hoặc Phòng Giáo dục.

>> Xem thêm: Cách chuyển trường đại học khác ngành: Điều kiện, thủ tục, lưu ý quan trọng

Chuyển trường cần những gì? Hồ sơ và giấy tờ cần chuẩn bị

Để đảm bảo việc chuyển trường được tiếp nhận và xét duyệt nhanh chóng, phụ huynh cần chuẩn bị hồ sơ chuyển trường đúng quy định. Tất cả giấy tờ cần được điền đầy đủ thông tin, có xác nhận của trường cũ hoặc cơ quan có thẩm quyền. Dưới đây là các loại giấy tờ cần thiết khi làm thủ tục chuyển trường.

Với học sinh chuyển sang trường quốc tế hoặc tư thục, có thể được yêu cầu bổ sung thêm học bạ song ngữ, bảng điểm tiếng Anh, hoặc bài kiểm tra đầu vào để đánh giá năng lực trước khi được xếp lớp.

Hướng dẫn thủ tục chuyển trường Tiểu học

Quy trình chuyển trường ở mỗi cấp học sẽ có những điểm khác nhau về hồ sơ, thẩm quyền xác nhận và thời gian xử lý. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết giúp phụ huynh hiểu rõ chuyển trường cần những gì và thực hiện đúng quy định cho cấp Tiểu học.

Bước 1: Nộp đơn xin chuyển trường cho trường nơi chuyển đến

Trước tiên, phụ huynh hoặc người giám hộ cần làm Đơn xin chuyển trường và nộp cho trường nơi muốn chuyển đến. Có thể nộp theo 3 cách linh hoạt:

• Trực tiếp tại trường,
• Gửi qua đường bưu điện,
• Hoặc nộp trực tuyến trên Cổng dịch vụ công của địa phương (nếu có hỗ trợ).

Sau khi tiếp nhận đơn, trong vòng 3 ngày làm việc, hiệu trưởng trường mới sẽ xem xét hồ sơ:

• Nếu đồng ý tiếp nhận, nhà trường sẽ ghi xác nhận vào đơn.
• Nếu từ chối, trường phải ghi rõ lý do và gửi lại đơn cho phụ huynh qua hình thức ban đầu (trực tiếp, bưu điện hoặc online).

Bước 2: Gửi đơn xin chuyển trường cho trường nơi chuyển đi

Khi đã nhận được xác nhận đồng ý tiếp nhận từ trường mới, phụ huynh cần gửi đơn xin chuyển trường cho trường hiện tại nơi con đang học để hoàn tất các thủ tục hành chính. Nhà trường sẽ kiểm tra hồ sơ học sinh, xác nhận thông tin và đóng dấu xác nhận chính thức vào đơn chuyển trường.

Theo quy định, trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được yêu cầu hợp lệ, trường cũ có trách nhiệm hoàn tất việc xác nhận, đóng dấu và bàn giao toàn bộ hồ sơ học sinh cho phụ huynh. Bộ hồ sơ này thường bao gồm học bạ gốc, đơn xin chuyển trường đã được phê duyệt, cùng các giấy tờ liên quan đến kết quả học tập và hạnh kiểm.

Sau khi nhận hồ sơ, phụ huynh sẽ nộp lại toàn bộ cho trường mới để hoàn tất quy trình nhập học. Việc phối hợp nhịp nhàng giữa hai trường trong giai đoạn này sẽ giúp quá trình chuyển trường diễn ra nhanh chóng, minh bạch và không làm gián đoạn việc học của con.

Bước 3: Hoàn thiện hồ sơ chuyển trường

Ở giai đoạn làm thủ tục chuyển trường, phụ huynh cần phối hợp chặt chẽ với cả trường cũ và trường mới để quá trình diễn ra thuận lợi, đúng quy định.

Tại trường cũ, phụ huynh sẽ được hướng dẫn kiểm tra, bổ sung và xác nhận các giấy tờ cần thiết trong hồ sơ chuyển trường. Nhà trường có trách nhiệm xác nhận kết quả học tập, hạnh kiểm và tình trạng học sinh, đồng thời trả lại học bạ gốc cùng các giấy tờ liên quan để phục vụ việc nộp sang trường mới.

Đối với trường mới, bộ phận tuyển sinh hoặc văn phòng sẽ tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, sau đó lưu trữ theo quy định nếu học sinh đủ điều kiện nhập học. Một số trường có thể yêu cầu phỏng vấn, đánh giá năng lực hoặc làm bài kiểm tra xếp lớp để đảm bảo học sinh được bố trí đúng trình độ.

>> Xem thêm: Các lý do xin chuyển trường – Giải thích chi tiết và hướng dẫn thủ tục cần biết

Bước 4: Nộp hồ sơ hoàn chỉnh cho trường mới

Sau khi hoàn thiện đầy đủ hồ sơ, phụ huynh cần nộp toàn bộ giấy tờ cho trường mới để được xét duyệt chính thức. Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ, hiệu trưởng trường mới sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, đồng thời có thể tổ chức buổi khảo sát, phỏng vấn hoặc tư vấn để nắm bắt năng lực, tâm lý và nguyện vọng của học sinh trước khi ra quyết định tiếp nhận và xếp lớp phù hợp.

Thông thường, thời gian xử lý hồ sơ chuyển trường kéo dài khoảng 07 – 10 ngày làm việc, tùy theo quy trình cụ thể của từng địa phương hoặc cấp học. Một số trường quốc tế hoặc trường ngoài công lập có thể rút ngắn thời gian hơn nếu hồ sơ hợp lệ và còn chỉ tiêu tuyển sinh.

Mẹo nhỏ cho phụ huynh: Trước khi nộp hồ sơ, nên chủ động liên hệ trước với trường mới để được hướng dẫn chi tiết về mẫu đơn, yêu cầu hồ sơ và thời gian tiếp nhận. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng ngay từ đầu giúp quá trình chuyển trường diễn ra suôn sẻ, nhanh chóng, đồng thời đảm bảo việc học của con không bị gián đoạn trong thời gian chờ xét duyệt.

Hướng dẫn thủ tục chuyển trường THCS, THPT

Đối với học sinh cấp Trung học cơ sở (THCS) và Trung học phổ thông (THPT), việc chuyển trường được quy định rõ tại Quyết định 51/2002/QĐ-BGDĐT (sửa đổi bởi Thông tư 50/2021/TT-BGDĐT). Dưới đây là hướng dẫn chi tiết giúp phụ huynh hiểu rõ chuyển trường cần những gì và quy trình cụ thể ở từng cấp học.

Hồ sơ chuyển trường cho học sinh cấp 2, cấp 3

Khi làm thủ tục chuyển trường, học sinh và phụ huynh cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ để đảm bảo quá trình xét duyệt diễn ra thuận lợi và đúng quy định. Một bộ hồ sơ chuyển trường hoàn chỉnh thường bao gồm:

• Đơn xin chuyển trường có chữ ký của cha, mẹ hoặc người giám hộ học sinh, trình bày rõ lý do chuyển trường.
• Học bạ gốc (bản chính), có xác nhận kết quả học tập và rèn luyện của trường cũ.
• Giấy chứng nhận trúng tuyển vào lớp đầu cấp THPT, thể hiện rõ loại hình trường được tuyển (đối với học sinh chuyển cấp THPT).
• Giấy giới thiệu chuyển trường do Hiệu trưởng trường hiện tại cấp, xác nhận học sinh đang theo học hợp lệ.
• Giấy giới thiệu chuyển trường của Phòng Giáo dục và Đào tạo (đối với cấp THCS) hoặc Sở Giáo dục và Đào tạo (đối với cấp THPT), áp dụng trong trường hợp học sinh chuyển trường từ tỉnh, thành phố khác.

Mẹo nhỏ cho phụ huynh: Trước khi nộp hồ sơ, nên photo và lưu lại bản sao của toàn bộ giấy tờ để đối chiếu hoặc sử dụng khi cần thiết. Việc lưu trữ cẩn thận giúp tránh rủi ro thất lạc hồ sơ trong quá trình chuyển tiếp, đồng thời đảm bảo quá trình nhập học tại trường mới diễn ra nhanh chóng và thuận tiện.

Bước 1: Nộp đơn tại trường mới 

Phụ huynh hoặc người giám hộ cần nộp đơn xin chuyển trường trực tiếp cho Hiệu trưởng của trường mà học sinh muốn chuyển đến. Đây là bước đầu tiên trong quy trình xét duyệt chính thức, giúp nhà trường xem xét năng lực, hồ sơ và chỉ tiêu tuyển sinh trước khi đưa ra quyết định tiếp nhận.

Nếu được chấp nhận, nhà trường sẽ ghi ý kiến đồng ý tiếp nhận và đóng dấu xác nhận ngay trên đơn xin chuyển trường. Ngược lại, nếu không đồng ý, Hiệu trưởng có trách nhiệm nêu rõ lý do từ chối và trả lại đơn cho phụ huynh hoặc người nộp hồ sơ.

Việc này giúp đảm bảo tính minh bạch, công bằng và đúng quy định, đồng thời giúp phụ huynh chủ động điều chỉnh hoặc tìm phương án phù hợp khác cho con trong trường hợp hồ sơ chưa đáp ứng yêu cầu tuyển sinh của trường mới.

Bước 2: Làm thủ tục tại trường cũ

Sau khi có xác nhận tiếp nhận của trường mới, phụ huynh gửi đơn và đề nghị rút hồ sơ tại trường hiện tại. Hiệu trưởng trường cũ sẽ cấp Giấy giới thiệu chuyển trường, đồng thời bàn giao học bạ và hồ sơ học sinh để phụ huynh nộp sang trường mới.

Bước 3: Nộp hồ sơ và hoàn tất thủ tục

Quy trình nộp hồ sơ có sự khác biệt giữa THCS và THPT như sau:

Đối với học sinh THCS:

• Nếu chuyển trong cùng tỉnh/thành phố → Hiệu trưởng trường nơi đến tiếp nhận và xử lý theo hướng dẫn của Giám đốc Sở GD&ĐT.
• Nếu chuyển từ tỉnh khác → Phòng GD&ĐT nơi đến tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ và giới thiệu về trường phù hợp với nơi cư trú.

Đối với học sinh THPT:

• Nếu chuyển trong cùng tỉnh/thành phố → Hiệu trưởng trường mới tiếp nhận hồ sơ và giải quyết theo quy định của Sở GD&ĐT.
• Nếu chuyển từ tỉnh khác → Sở GD&ĐT nơi đến trực tiếp xem xét hồ sơ, xác nhận hợp lệ và giới thiệu về trường phù hợp.

Như vậy, dù quy trình ở hai cấp học có phần tương tự, nhưng thẩm quyền tiếp nhận và phê duyệt hồ sơ khác nhau. Phụ huynh nên liên hệ trước với trường hoặc cơ quan giáo dục địa phương để được hướng dẫn chi tiết, tránh thiếu sót giấy tờ hoặc chậm trễ trong quá trình xét duyệt.

Thời gian được phép chuyển trường

Theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo, việc chuyển trường ở cấp THCS và THPT chỉ được thực hiện vào hai thời điểm chính trong năm học nhằm đảm bảo sự ổn định trong quá trình giảng dạy và học tập.

Cụ thể, học sinh chỉ được xem xét chuyển trường sau khi kết thúc học kỳ I hoặc trong kỳ nghỉ hè trước khi khai giảng năm học mới. Đây là khoảng thời gian các trường tiến hành đánh giá kết quả học tập, sắp xếp lớp và cập nhật dữ liệu học sinh, nên việc chuyển trường lúc này sẽ thuận lợi và hạn chế ảnh hưởng đến chương trình học.

Đối với các trường hợp đặc biệt, như gia đình chuyển nơi cư trú đột xuất, thay đổi môi trường sống, lý do sức khỏe hoặc hoàn cảnh gia đình khó khăn, việc chuyển trường có thể được xem xét ngoài thời điểm quy định. Tuy nhiên, quyền quyết định thuộc về Trưởng Phòng Giáo dục và Đào tạo (đối với cấp THCS) hoặc Giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo (đối với cấp THPT), tùy theo cấp học và địa phương.

Như vậy, phụ huynh nên chủ động trao đổi sớm với trường cũ và trường mới, đồng thời chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, nêu rõ lý do hợp lý, để quá trình chuyển trường của con được xem xét nhanh chóng và đúng quy định.

Một số lưu ý quan trọng khi chuyển trường

Với những thông tin trên, phụ huynh chắc hẳn đã nắm rõ chuyển trường cần những gì và quy trình thực hiện ra sao. Để quá trình này diễn ra nhanh chóng, suôn sẻ và đúng quy định, đồng thời tránh những rắc rối không đáng có, phụ huynh và học sinh cần lưu ý một số điểm quan trọng sau:

Trước hết, hãy chọn thời điểm chuyển trường phù hợp – tốt nhất là cuối học kỳ I hoặc trong kỳ nghỉ hè, khi các trường dễ dàng sắp xếp lớp học và cập nhật hồ sơ học sinh. Tiếp theo, cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, bao gồm đơn xin chuyển trường, học bạ, giấy khai sinh, giấy giới thiệu, sổ hộ khẩu hoặc giấy tạm trú, và kiểm tra kỹ thông tin trước khi nộp.

Phụ huynh nên liên hệ trước với trường mới để hỏi rõ quy trình tiếp nhận, yêu cầu hồ sơ hoặc bài kiểm tra đầu vào (nếu có), đồng thời phối hợp với trường cũ để rút học bạ, giấy giới thiệu và các giấy tờ liên quan sớm nhất. Ngoài ra, cần hạn chế việc chuyển trường nhiều lần, vì sự thay đổi liên tục có thể khiến học sinh khó thích nghi và ảnh hưởng đến kết quả học tập.

Một lưu ý quan trọng khác là kiểm tra thông tin trong hồ sơ thật cẩn thận, đảm bảo họ tên, ngày sinh, lớp học, điểm số trùng khớp giữa hai trường. Riêng với học sinh từ nước ngoài hoặc trường quốc tế, cần bản dịch công chứng học bạ, bảng điểm song ngữ và xác nhận tương đương chương trình học để được công nhận và xếp lớp chính xác.

Chuẩn bị kỹ lưỡng ngay từ đầu sẽ giúp phụ huynh và học sinh tiết kiệm thời gian, tránh sai sót và nhanh chóng ổn định trong môi trường học tập mới.

Việc chuyển trường không quá phức tạp nếu phụ huynh và học sinh nắm rõ chuyển trường cần những gì và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ ngay từ đầu. Từ việc xác định thời điểm phù hợp, hoàn thiện giấy tờ, đến phối hợp giữa hai trường – mỗi bước đều quan trọng để quá trình diễn ra nhanh chóng và đúng quy định. Hy vọng với hướng dẫn chi tiết trong bài, phụ huynh có thể dễ dàng thực hiện thủ tục, giúp con ổn định việc học, hòa nhập môi trường mới và tiếp tục phát triển tốt trên hành trình học tập.